Bene, siete arrivati al punto di aver ricevuto una richiesta da parte giapponese per vostri cataloghi o quotazioni dei vostri prodotti e dovete rispondere. Ecco qui alcune utili regolette per non farvi fare brutta figura e mettervi all'altezza del vostro interlocutore.

Innanzitutto la data: in Giappone si usa scrivere la data all'americana, e cioè prima l'anno, poi il mese e poi il giorno. Così, se vedete scritto 2000/10/1 non si tratta del 10 gennaio bensì del 1 ottobre dell'anno 2000.

Poi, il modo di indirizzarsi alla persona che vi ha scritto. Non esiste in Giappone il concetto del "dottor Tal dei Tali"; solo nel caso che sia un medico si mette la qualifica "dott.". Si usa invece il suffisso -sama, sia che sia un uomo o che sia una donna (ricordarsi, tuttavia, che quando ci si incontra si utilizza maggiormente il suffisso -san). Quindi il dr. Suzuki (all'italiana) diventa Suzuki-sama, quando si scrive. Né va dimenticato che in giapponese il cognome va sempre prima del nome; non sbagliatevi pertanto quando rispondete a qualcuno che si firma Suzuki Ryotaro: quest'ultimo è il nome di battesimo! Per capire poi se chi vi scrive è un un uomo o una donna, ricordarsi che nella maggior parte dei casi la donna ha nel nome un suffisso (ko) che la identifica inequivocabilmente come donna (per esempio Momoko), , anche come ideogramma.

Per la lingua, l'inglese va benissimo anche se la conoscenza dell'inglese da parte giapponese non è così evoluta, almeno nelle generazioni sopra i quaranta anni. I giovani l'hanno studiata meglio e poi sono forti utilizzatori di internet, quindi ... . I giapponesi, infatti, imparano l'inglese un po' come gli italiani: sanno molto della cultura inglese ma lo sanno parlare (e scrivere) poco. Tuttavia, si fanno capire e poi il linguaggio commerciale è abbastanza semplice ed abbastanza universale.

Va poi ricordato che è bene trovare l'occasione per scrivere sempre due righe al vostro interlocutore giapponese, magari per qualche ricorrenza. Tra le festività tradizionali, il Natale non è molto sentito in Giappone; meglio quindi scrivere per il Capodanno (nengajo) che ha un forte valore per i giapponesi. In questa occasione, come niente potreste ricevere un bel biglietto di auguri dal vostro interlocutore, corredato da una foto dei suoi figli, soprattutto se piccoli! Fate lo stesso anche voi, se vi fa piacere: ai giapponesi piace molto questa abitudine. Oppure per qualche avvenimento importante che riguarda la vostra azienda (nuovi prodotti, contratti importanti, sviluppo attività), inviando eventualmente anche ritagli stampa (è consigliabile con una piccola traduzione) che vi riguardano. Se poi entrate in confidenza, tenete a mente alcune informazioni utili del tipo, la scuola dei figli, l'anniversario di qualche ricorrenza familiare importante, ecc. in modo da inviare due righe e far capire che non vi siete scordato della vostra controparte, anzi lo tenete bene in mente. Questa vostra iniziativa vale più di una riduzione sul prezzo a volte!

Sono tutti piccoli segnali che però fanno molto piacere agli uomini di affari giapponesi e senz'altro aiutano a costruire un rapporto di fiducia reciproca negli affari, rendendo il rapporto più umano. Non dimenticatevi, infatti, che la tendenza delle società giapponesi è di legarsi nel medio-lungo termine con i propri partner stranieri che vengono da "aldilà del mare" (ricordate i precedenti articoli?) e, naturalmente, ciò può essere fatto soltanto creando un rapporto di fiducia e conoscenza reciproca con piccoli, utili atti.